엑셀 107강] 업무에 필요한 양식 만들기1 - 지출기안서

지출기안서, 견적서, 업무일지 등의 업무에 필요한 다양한 양식들이 있습니다.
그중 지출기안서와 견적서 만드는 방법을 소개하겠습니다.
두 양식을 만드는 방법을 익히면 다양한 형태로 응용이 가능하여 원하는 양식을 척척 만들어 사용할 수 있습니다.

아래 완성된 양식은 ‘지출기안서’입니다.
양식에 미리 수식을 작성해 두고 값을 입력하면 자동으로 계산이 되도록 하고 결재란을 만들어 사용하는 기능을 추가해서 소개하겠습니다.

 

완성 파일 다운로드

지출기안서.xlsx

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지출기안서 양식 만들기

 

1. 아래와 같이 각 셀에 내용을 입력하고 열 너비를 조절합니다.

2. [B2] 셀을 선택하고 ‘지출기안서’ 텍스트를 [글자크기] ‘20pt’, [진하게] 설정을 하고
[B2:C2] 셀을 선택한 다음 [병합하고 가운데 맞춤]을 적용합니다.
그런 다음 2행 높이를 늘려줍니다.

3. [E6:F6] 셀을 선택하고 [병합하고 가운데 맞춤]을 적용합니다.

4. 아래와 같이 [B4:B10] 셀 범위와 [D6] 셀을 선택하고 [가운데 맞춤]을 적용합니다.

이번에는 테두리를 적용해 보겠습니다.
범위를 한 번에 선택하고 테두리를 적용하면 빠르게 작업할 수 있습니다.

 

5. [B4:C4] 셀을 선택하고 <Ctrl>를 누른 상태에서 [B6:E6] 셀 범위를 선택한 다음 계속 <Ctrl>를 누른 상태에서 [B8:C10] 셀 범위를 선택합니다.

6. [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [테두리 ▼] → [모든 테두리]를 선택합니다.

기본값으로 작성된 행 높이는 인쇄를 하면 좁은 감이 있습니다.

 

7. [4:10] 행 머리글을 선택하고 행 높이를 조금 늘입니다.
행 높이를 변경하고 나면 전체적으로 시원 시원한 느낌이 듭니다.

8. [B11] 셀을 선택하고 ‘아래의 사항에 대하여 지출을 기안하오니 검토 후 결재 바랍니다.’라고 입력하고 <Enter>를 누릅니다.
[B11:F11] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤]을 적용하고 행 높이도 아래와 같이 변경합니다.

9. [B12] 셀부터 아래와 같이 입력합니다.

[B12:F12] 셀 범위를 선택하고 <Ctrl>를 누른 상태에서 [B22] 셀을 선택하고 [가운데 맞춤]을 적용합니다.

10. [B12:F22] 셀 범위를 선택하고 [모든 테두리]를 적용합니다.

11. [B21:F21] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [테두리 ▼] → [모든 테두리] → [아래쪽 이중 테두리]를 적용합니다.

12. [B22:E22] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤]을 적용합니다.

13. [12:22] 행의 높이도 늘려보겠습니다.
기본 정보를 입력하는 셀의 행 높이와 동일하게 하려면 먼저 높이를 늘려놓은 [4] 행 머리글을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [행 높이]를 선택합니다.
[행 높이] 대화상자가 실행되고 현재 선택한 행 높이를 값으로 확인할 수 있습니다.

14. [12:22] 행 머리글을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [4] 행에 적용된 값을 그대로 입력하고 확인을 누릅니다.

기본 정보를 입력하는 칸의 행 높이와 동일하게 적용됩니다.

15. 이번에는 셀에 색상을 적용해 보겠습니다.

아래와 같이 [B4] 셀을 선택하고 <Ctrl>를 누른 상태에서 [B6], [D6], [B8:B10], [B12:F12], [B22] 셀을 선택합니다.

16. [홈] 탭 → [글꼴] 그룹 → [채우기 색]을 선택하고 원하는 색상을 적용합니다.

 

계산표 작성하기

 

이제 계산표를 작성할 차례입니다. 항목과 내용, 단가와 수량을 입력하면 금액과 금액의 합계가 구해지도록 수식을 작성해 보겠습니다.

 

1. 금액을 구할 [F13] 셀을 선택하고 =을 입력한 다음 수량 셀 [D13] 셀을 지정하고 *(곱하기)를 입력한 다음 단가 셀 [E13]을 지정하고 <Enter>를 누릅니다.
완성된 수식은 =D13*E13이 됩니다.

2. 작성한 수식을 나머지 범위에도 복사하겠습니다.
[F13] 셀을 선택하고 채우기 핸들에 마우스 포인터가 얇은 십자모양이 되도록 맞추고 [F21] 셀까지 드래그하여 채우기(복사) 합니다.

3. 수식을 복사하면 위 테두리가 복사되어 이중 테두리가 사라지게 됩니다.
이런 경우 [채우기] 옵션을 눌러 [서식 없이 채우기]를 선택하면 됩니다.

4. 단가와 금액 범위 [E13:F21]을 선택하고 [홈] 탭 → [표시 형식] 그룹 → [쉼표 스타일]을 적용합니다.

5. 이번에는 금액의 총 합계를 구해보겠습니다.
[F13:F22] 셀 범위를 선택하고 [수식] 탭 → [함수 라이브러리] 그룹 → [자동 합계 ∑]를 선택합니다.
선택한 마지막 셀 [F22]에 합계가 계산됩니다.

 

보기 좋게 인쇄하기

 

지출기안서 양식만 용지에 인쇄되도록 먼저 인쇄 영역을 설정하겠습니다.

 

1. [B2:F22] 셀 범위를 선택하고 [페이지 레이아웃] 탭 → [페이지 설정] 그룹 → [인쇄 영역 ▼] → [인쇄 영역 설정]을 선택합니다.

2. [파일] → [인쇄]를 선택합니다.

3. [한 페이지에 모든 열 맞추기]를 선택하여 배율 축소를 하면 용지 한 폭에 인쇄가 됩니다.

4. 이번에는 용지 정 가운데에 지출기안서가 인쇄되도록 설정해보겠습니다.
인쇄 설정 창 왼쪽에 있는 [페이지 설정]을 누릅니다.
[여백] 탭을 누르고 [페이지 가운데 맞춤] → ‘가로’, ‘세로’ 체크박스에 체크를 합니다.

 

인쇄 미리보기를 해보면 양식이 용지 가운데에 보기 좋게 배치 되었습니다.

 

 

결재란 만들기

 

1. 아래와 같이 데이터를 입력하고 [3] 행 높이를 늘려줍니다.

2. [B2:B3] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [병합하고 가운데 맞춤]을 선택합니다.

3. 병합된 [B2] 셀을 그대로 선택한 상태에서 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [방향] → [세로 쓰기]를 선택합니다.

4. [B] 열 너비를 좁혀 아래와 같은 모양이 되도록 설정합니다.

5. 이번에는 [C2:F2] 셀 범위를 선택하고 [홈] 탭 → [맞춤] 그룹 → [가운데 맞춤]을 선택합니다.

6. 테두리를 [글꼴] 그룹 → [테두리 ▼] → [모든 테두리]를 선택합니다.

7. [B2:F3] 셀 범위를 선택하고 복사합니다.

8. [지출기안서] 시트 [D2] 셀을 선택한 다음 붙여넣기를 합니다.
그런데 결과가 엉망이군요.
결재란은 총 5칸으로 구성되어 있는데 ‘지출기안서’에 붙여 넣을 공간은 열이 3개 밖에 안 됩니다.
그리고 열 너비도 지출기안서와 달라 ‘결재란’ 모양에 맞지 않습니다.

9. 이런 경우 일반적인 붙여넣기 방식이 아닌 그림으로 붙여넣기 방법을 사용해야 합니다.
결재양식을 복사하고 시트를 지출기안서로 변경한 다음 [홈] 탭 → [클립보드] 그룹 → [붙여넣기 ▼] → [기타 붙여넣기 옵션] → [그림] 또는 [연결된 그림]을 선택합니다.

10. 그림으로 삽입된 결재양식을 보기 좋게 크기를 변경합니다.

영상 강좌도 준비했습니다.
필요하신 분들께 강좌가 도움이 되기를 바랍니다.