엑셀 61강] 데이터 유효성 검사

 

데이터 유효성 검사는 셀에 잘못된 데이터 입력을 제한하는 기능으로 셀 또는 범위에 유효한 데이터를 미리 설정해 놓고 잘못된 데이터가 입력이 되면 오류 메시지를 띄우거나 입력이 되지 않도록 설정하는 기능입니다.

 

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데이터유효성검사.xlsx

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| 데이터 유효성 검사 - 목록

 

여름방학 특별활동/방과후 인원수를 학교별로 입력 받아서 최종 인원을 집계하려고 합니다.

업무의 편의상 입력 양식을 만들어 각 학교로 보낸 후 다시 회신을 받으려고 합니다.

데이터를 입력할 때 오타 또는 동일한 과정명이라도 입력하는 사람에 따라 띄어 쓰기를 다르게 하는 경우가 있습니다.

이럴 경우 모두 다른 데이터로 인식하는데 이런 문제를 사전에 방지하기 위해 데이터 유효성 검사를 설정하겠습니다.

 

특별활동 과정명을 입력할 범위에 블록을 지정하고 [데이터]-[데이터 유효성 검사] 메뉴를 실행합니다.

 

 

[설정] 탭 내용 중에 제한 대상 '목록'을 선택합니다.

원본 입력창에 아래와 같이 과정명을 ,(쉼표)를 구분자로 해서 입력하고 확인을 누릅니다.

 

 

과정명을 입력할 셀을 선택하면 드롭다운 버튼이 생깁니다.

클릭하면 원본에 입력한 과정명이 보입니다.

과정명을 선택하면 셀에 입력이 됩니다.

 

 

데이터를 목록에서 선택하지 않고 오타 또는 띄워 쓰기를 잘못해서 입력하면 데이터는 입력되지 않고 오류메시지 창이 뜹니다.

 

 

 

위와 같이 직접 원본 입력창에 과정명을 입력하는 방법도 있고 원본에 사용될 데이터가 별도로 정리되어 시트 상에 있다면 그 범위를 참조해도 됩니다.

같은 방법으로 제한 대상 '목록'을 선택하고 원본 입력창에 커서를 둔 다음 원본으로 사용할 방과후 데이터 범위를 마우스로 드래그하면 됩니다.

 

 

 

 

| 오류 메시지 설정

 

과정명을 입력할 범위를 그대로 블록 지정한 상태에서 [데이터]-[유효성 검사]-[오류 메시지] 탭을 선택합니다.

중지, 경고, 정보 3가지 스타일을 선택할 수 있고 기본값은 '중지'입니다.

 

 

중지는 오류메시지를 띄우고 잘못된 데이터가 입력되지 않도록 완전 제한을 합니다.

경고는 오류메시지를 띄우고 '예', '아니요', '취소'를 선택할 수 있습니다.

정보는 오류메시지만 띄우고 잘못된 데이터가 입력이 됩니다.

 

 

 | 설명 메시지

 

오류 메시지를 띄우는 방법도 있지만 데이터를 입력할 때 도움이 되는 설명 메시지를 띄울 수도 있습니다.

데이터 유효성을 설정하고 설명 메시지를 입력해두면 유효성이 설정된 셀을 선택할 때 설명 메시지가 뜹니다.

 

 

 

유효성 검사 목록 사용이 아주 쉽죠?

간단한 방법으로 잘못된 데이터를 미리 차단할 수 있습니다.

 

동영상 강좌도 준비했습니다.

 

https://youtu.be/KncQydR3gtQ

 

마치겠습니다.

짤막한 강좌 한정희 강사였습니다.