부분합 된 결과를 정렬하려면 어떻게 해야 하나요?

안녕하세요, 짤막한 강좌 한정희 강사입니다. 

이번 강좌는 구독자분의 질문을 바탕으로 구성한 내용입니다. 

먼저 데이터를 보겠습니다. 

 

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부분합결과를정렬하기_실습.xlsx

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현재 데이터를 부분합을 사용하여 거래처명을 기준으로 판매금액의 합계를 구합니다. 

부분합을 하기 위해서는 선행되어야 할 작업이 있습니다. 

바로 정렬이죠!

거래처명을 기준으로 판매금액의 합계를 구할 것이기 때문에 먼저 거래처 필드를 오름차순 정렬합니다. 

그리고 [데이터] 탭 - [개요] 그룹에 있는 [부분합]을 선택합니다. 

[그룹화할 항목]은 '거래처명', [사용할 함수]는 '합계', [부분합 계산 항목]은 '판매금액'을 선택하고 [확인]을 누릅니다. 

 

 

각 거래처별로 판매금액의 합계가 구해졌습니다. 

 

 

각 거래처별 판매금액이 요약되었네요. 

여기서 한 가지 더! 거래처별 판매금액이 많은 순서로 데이터를 정리하려고 합니다. 

하지만 부분합 결과에서 판매 금액을 기준으로 내림 차순 정렬하니 오류가 뜨네요.

어떻게 하면 거래처별로 판매 금액이 많은 순서로 정렬할 수 있을까요?

현재 데이터는 실습용 데이터라 1000줄 정도 되지만 실무에서 다루는 데이터는 적어도 10,000줄이 넘다보니 수작업으로는 힘듭니다. 

 

 

엑셀 기본 기능으로 한 번에 처리되는 기능을 찾지 못해 몇 가지 작업을 조합하여 처리하는 방법을 소개하겠습니다. 

 

1. 거래처별로 정렬된 데이터를 부분합하고 윤곽 버튼 2번을 눌러 부분합 결과만 나타냅니다. 

 

 

2. 아래와 같이 데이터를 선택하고 [홈] 탭 - [편집] 그룹 - [찾기 및 선택] - [이동 옵션]을 선택합니다.

이동 옵션 대화상자가 실행되면 [화면에 보이는 셀만]을 선택하고 [확인]을 누릅니다.

말그대로 화면에 보이는 셀만 선택이 됩니다. 

부분합 결과를 기존 방법으로 복사를 하면 숨어 있는 데이터까지도 복사되기 때문에 화면에 보이는 셀만 복사를 해야 합니다. 

 

 

새로운 시트에 복사하고 아래와 같이 거래처명과 판매금액열만 남기고 모두 제거합니다.

부분합 결과를 복사해왔더니 거래처명에 요약이라는 글자가 모두 붙여져 있습니다. 

거래처명과 요약 사이에 빈 칸과 요약이라는 글자를 제거하겠습니다. 

3. [홈] 탭 - [찾기 및 선택] - [바꾸기]를 선택합니다. 

[찾을 내용] 입력창에 '요약'을 입력하고 [바꿀 내용] 입력창은 비워둔 채 [모두 바꾸기]를 누릅니다. 

 

 

4. 판매금액 필드명 [B1] 셀을 선택하고 [데이터] 탭 - [정렬 및 필터] 그룹 - [텍스트 내림차순 정렬]을 선택합니다. 

 

 

판매금액이 많은 순서로 정렬됩니다.

 

 

5. [파일] - [옵션]  - [고급]을 선택하고 Excel 옵션 대화상자가 실행되면 [사용자 지정 목록 편집] 버튼을 누릅니다. 

 

 

6. [목록 가져올 범위] 입력창에 커서를 두고 거래처명 범위 [A2:A86]를 지정하고 [가져오기] 버튼을 누릅니다.

 

 

사용자 지정 목록에 거래처명이 추가되었습니다.

 

 

이제 모든 준비가 끝났습니다. 

원하는 결과를 구해보겠습니다. 

1. 부분합을 구한 시트로 이동해서 부분합을 제거합니다. 

 

 

2. [데이터] 탭 - [정렬 및 필터] 그룹 - [정렬]을 선택합니다. 

 

 

3. [사용자 지정 목록] 대화상자가 실행되면 추가해놓은 거래처명 목록을 선택하고 [확인]을 누릅니다. 

 

 

3. [기준 추가] 버튼을 눌러 '판매 금액'을 선택하고 정렬 방식을 '내림차순'을 선택하고 [확인]을 누릅니다. 

 

 

판매금액이 많은 순서로 거래처명이 정렬되었습니다. 

이쯤되면 감이 오나요?

 

 

4. [데이터] 탭 - [개요] 그룹 - [부분합]을 선택합니다. 

아래와 같이 부분합을 설정하고 [확인]을 누릅니다. 

 

 

데이터를 스크롤해서 확인해보면 판매금액이 가장 많은 거래처 순으로 정렬되고 각 거래처 판매 금액도 많은 순서로 정렬되었습니다. 

 

과정이 복잡해 보이지만 실제 익혀 사용해보면 기능도 어렵지 않고 빠르게 처리할 수 있습니다. 

필요하신 분들께 도움이 되길 바라며 강좌 마치겠습니다.